Точная смета не требует технических знаний. Достаточно описать событие так, как вы его уже представляете. Вот девять пунктов — на них уходит четверть часа.
Про событие
1. Дата и время. Когда начинается и когда заканчивается программа. Если формат двойной — деловая часть утром, банкет вечером — укажите оба блока.
2. Формат. Конференция, корпоратив, концерт, свадьба. От этого зависит, что за звук нужен: речевой или музыкальный.
3. Количество гостей. Приблизительно — с точностью до полусотни.
4. Программа. Есть ли выступающие с микрофоном, живая музыка, диджей, показ презентаций. Это главный пункт: живой вокал и доклад требуют разного оборудования.
Про площадку
5. Адрес или название зала. Если площадка знакома подрядчику, половина вопросов отпадёт сразу.
6. Размер и форма помещения. Площадь, высота потолков, есть ли колонны или балкон. Если знаете — хорошо, если нет — план зала от площадки закроет вопрос.
7. Окно монтажа. Со скольки можно заехать и к какому часу нужно освободить зал. Часто это ограничение важнее всего остального.
Если по площадке уже был выезд инженера, эти пункты вы наверняка знаете — то же самое подробно разобрано в чек-листе «Как принять площадку».
Про организацию
8. Что уже есть на площадке. Штатный звук, экран, сцена. Если у площадки есть перечень с моделями — приложите его к заявке.
9. Ограничения. Нет грузового лифта, парковка далеко от входа, запрет на монтаж после 22:00.
Что не нужно указывать
Модели колонок, количество каналов, тип подвеса. Это работа инженера. Если попытаться указать самому, есть риск заказать не то: комплект под цифру из чужого КП может не подойти вашему залу.
Исключение — райдер артиста. Его не пересказывают, а прикладывают файлом целиком.
Резюме
Организатор описывает событие, инженер подбирает технику — это разделение и делает ТЗ быстрым. Девять пунктов: дата, формат, гости, программа, адрес, геометрия зала, окно монтажа, что уже стоит на площадке и какие есть ограничения. Ни один из них не требует технических знаний, но без них подрядчик отвечает диапазоном «от», а не суммой.
Заполните эти девять пунктов и пришлите нам. Вернём точную смету, а не диапазон, за 2 часа в будни с 10:00 до 19:00. Отправить ТЗ