Подрядчик привёз оборудование и смонтировал. Вы подписали акт. Потом на мероприятии оказалось, что один из микрофонов «иногда пропадает», а LED-экран показывает не тот сигнал. Сценарий избитый, но почти всегда предотвратимый — за 40–60 минут правильной приёмки.
Написано для организаторов без технического образования — разбираться в акустике не нужно.
Когда проводить приёмку
За 2–3 часа до прихода гостей. Это даёт 30–40 минут на саундчек, 20–30 минут на исправление замечаний и полчаса до открытия дверей.
Если подрядчик говорит «всё настроено, можно проверять за 30 минут» — это риск. Правильная проверка требует времени.
Блок 1. Звук
Все микрофоны работают
Попросите включить каждый микрофон по очереди, произнесите несколько фраз. Проверяйте:
- Звук чистый, без хрипов и треска
- Нет обратной связи (свиста) при поднесении к колонке
- Громкость достаточная в дальнем углу — пройдите туда и проверьте лично
☐ Микрофон ведущего
☐ Запасные радиомикрофоны — в наличии
Звук слышен по всему залу
Попросите включить музыку или тестовый сигнал. Пройдите:
- Дальний ряд от сцены
- Боковые зоны
- Зоны за колоннами, если есть
Везде должно быть слышно без напряжения. Если в дальнем углу тихо — нужен delay-fill. Просите исправить до начала.
☐ Дальний ряд зала
☐ Боковые зоны
☐ Зоны за конструкциями
Нет посторонних шумов
При включённой системе без сигнала — тишина. Гул, фон, треск — признаки проблем с заземлением или кабелями.
☐ Тишина при включённой системе без сигнала
Блок 2. Свет
Все приборы включены
Попросите включить полную световую программу:
- Все вращающиеся головы двигаются и светят
- Нет приборов без движения или без подсветки
- Цвет заливки соответствует согласованному — особенно для брендовых цветов
☐ Вращающиеся головы
☐ Заливочные прожекторы
☐ Дополнительные эффекты (стробы, хейзер)
Сцена освещена для спикеров
Поставьте кого-нибудь на место спикера. Проверьте:
- Лицо хорошо видно из зала, без теней снизу
- Фон за спикером не слепит в кадр (если будет съёмка)
- Световые сцены переключаются (конференц → вечеринка, если формат смешанный)
☐ Освещение лица спикера
☐ Переключение световых сцен
Блок 3. Экран и проекция
Презентация выводится без искажений
Подключите реальный ноутбук докладчика — не тестовый ноутбук подрядчика. Проверяйте:
- Изображение чёткое, без артефактов и полос
- Разрешение правильное — презентация не обрезана и не вытянута
- Видео воспроизводится без задержки звука
- Смена слайдов работает по кнопке кликера
☐ Подключение ноутбука спикера
☐ Отображение презентации
☐ Воспроизведение видео со звуком
☐ Работа кликера
Яркость LED-экрана
Дневные мероприятия требуют более высокой яркости, чем вечерние. Уточните, отрегулирована ли она под освещённость зала.
☐ Яркость отрегулирована под условия
Блок 4. Организационные вопросы
Кто остаётся на площадке
Техник присутствует весь вечер — оптимально для форматов со спикерами и живыми выступлениями. Управляет звуком и светом в реальном времени, реагирует на проблемы.
Автоматический режим — система настроена, подрядчик уезжает. Допустимо только для простых форматов без живых выступлений.
Зафиксируйте в договоре.
☐ Кто отвечает за технику во время мероприятия
Действия при сбое и контакт
Спросите прямо: «Что вы сделаете, если микрофон или экран откажет во время выступления?» Слушайте порядок действий: кто это заметит первым, за сколько минут переключат, чем закроют паузу для зала. Ответ «у нас такого не бывает» — повод насторожиться. До подписания договора стоит понимать и то, кто отвечает, если техника отказала.
Возьмите прямой номер технического специалиста — не офиса, а человека на площадке.
☐ Порядок действий при сбое проговорён
☐ Прямой телефон специалиста получен
Итоговая таблица
| Блок | Пункт | ☐ |
|---|---|---|
| Звук | Все микрофоны работают | ☐ |
| Звук | Звук слышен в дальнем углу зала | ☐ |
| Звук | Нет фона и посторонних шумов | ☐ |
| Свет | Все приборы включены и двигаются | ☐ |
| Свет | Лицо спикера освещено | ☐ |
| Свет | Световые сцены переключаются | ☐ |
| Экран | Ноутбук спикера подключён и отображается | ☐ |
| Экран | Видео без задержки звука | ☐ |
| Экран | Кликер работает | ☐ |
| Орг. | Техник на мероприятии — зафиксировано | ☐ |
| Орг. | Порядок действий при сбое проговорён | ☐ |
| Орг. | Прямой контакт специалиста получен | ☐ |